Département Haute Savoie

Après un POC de 6 mois (2019/2020), le Département de la Haute-Savoie déploie GoFAST pour sortir de SharePoint et en finir avec le bazar du serveur de fichiers.

Quels étaient les problématiques à résoudre ?

Principaux outils existants pour la gestion documentaire : Serveurs de Fichiers, Microsoft SharePoint (pour une partie spécifique des documents), autres applications métiers, échanges par emails et pièces-jointes.

Principaux axes d’amélioration de la gestion collaborative documentaire émanent des constats suivants :

  • Trop de fichiers dispersés entre PC, messagerie, doublons dans divers dossiers sur serveurs de fichiers,
  • Trop d’emails et trop de pièces-jointes,
  • Temps perdu à rechercher les documents de travail et dans certains cas, des erreurs de versions,
  • Trop ou pas assez d’accès aux informations nécessaires (manque de transversalité),
  • Difficulté d’accès aux documents et aux informations à distance (déplacement/télétravail),
  • Difficulté à suivre les processus et les tâches via la messagerie sans cadre clair, ni rappels, générant un risque d’oublis ou de non-respect des processus métiers par erreur,
  • Compliqué de suivre les contenus ajoutés/modifiés et les échanges associés.

Périmètre du projet, par phases

    Direction en charge du projet : PISIUN - Pôle Innovation, Systèmes d'Information et Usages numériques du Conseil Départemental de la Haute Savoie. 

    Phase 1 POC de la solution GoFAST (6 mois avec plus de 50 collaborateurs) : Ce projet constitue une 1ère phase, visant à éprouver la solution GoFAST comme GED collaborative et transversale. Le périmètre est restreint au PISIUN et certains collaborateurs des Directions associées aux projets transversaux.

    Phase 2 Déploiement à l’ensemble du CD de la Haute-Savoie : Avec le succès du POC, le Département a pris la décision de déployer la plateforme de GED Collaborative GoFAST à l’ensemble des agents et certains de ses partenaires : 3 000 utilisateurs finaux.

    Périmètre technique : Plateforme dédiée, hébergée OnPremise (sur l’infrastructure du Département) avec maintenance et toutes les mises-à-jour effectuées à distance, en téléadministration par CEO-Vision SAS.

    Calendrier du projet

    • POC : Démarrage le 29/08/2019 - Fin le 31/03/2019
    • Déploiement validé après le POC : à partir de la rentrée 2020

    Objectifs du POC de 6 mois

    • Se familiariser avec la solution et confirmer dans la pratique, le potentiel de la solution GoFAST à répondre aux besoins métiers identifiés pour le POC,
    • Etudier / valider les besoins métiers à prioriser pour orienter le déploiement après le POC,
    • Former les utilisateurs pilotes et identifier les "référents" (pour promouvoir les "bonnes pratiques"),
    • Favoriser la collaboration des utilisateurs pilotes
    • Analyser les difficultés et proposer des solutions pertinentes (pour le POC et la suite),
    • Valider les possibilités de reprise des contenus (dont reprise partielle depuis serveur de fichiers et tester les fonctionnalités de l'outil.

    Objectifs globaux du déploiement post-POC

      • Centraliser, sécuriser et pouvoir gérer tout type de fichiers, impliquant :
        • La reprise de serveurs de fichiers (premier serveur repris : documentation projets PISIUN),
        • La migration sortante de Microsoft SharePoint (premiers projets : Finance-Comptabilité-Marché),
      • Faciliter la (co)production et le traitement documentaire,
      • Organiser des espaces collaboratifs et le partage des documents avec une gestion simple des accès,
      • Optimiser les processus métiers (workflow), internes aux Directions et transversaux,
      • Réduire les erreurs et pertes de temps (doublons, versions obsolètes, oublis...),
      • Supprimer totalement les pièces-jointes d’emails et réduire le nombre d’emails,
      • Télétravail avec accès aux contenus et leur coédition, aux tâches, conversations instantanées et webconférences depuis/vers l’extérieur via une connexion web simple et sécurisée.

      Premiers retours d’expérience : après POC de 6 mois

          La 1ère phase du projet, le POC de 6 mois s’est achevé avec la reprise du serveur de fichiers dédiés aux projets transversaux du PISIUN et donc, la mise en production de la plateforme. Afin d’effectuer une reprise optimale de la base documentaire, le PISIUN a mis en place un accompagnement pour l’analyse et de tri des documents. Une fois cette étape achevée, plus de 220k fichiers ont été migrés sur la plateforme GoFAST.

          Le POC a également permis d’éprouver le moteur de workflows avec la dématérialisation du processus de traitement des comptes-rendus de service : création depuis modèle, coédition office, gestion des versions, étape de vérification, validation, publication en PDF avec partage transversal (sans doublon).

          35% des fonctionnalités souhaitées n’ont pas été testées (manque de temps et attente de la version 3.8 de GoFAST). Sur les fonctionnalités testées (65%), près de 90% ont été jugées "parfaitement ou partiellement assurées". Des axes d’améliorations ont été identifiés et un plan d’actions est en cours de lancement pour le déploiement progressif de GoFAST auprès des métiers du Département, à partir de septembre 2020.

          Bilan : chiffres du POC de 6 mois

          • 69 utilisateurs actifs en fin de POC (rappel : 50 prévus initialement) et 105 fin été 2020,
          • Nombre de documents stockés sur la plateforme : > 220k
          • 44 Espaces "Organisations" (Directions, Services…) et "Groupes" (Projets transversaux, bases de connaissances…)
          • 4 Espaces "Extranets" (travail avec partenaires)

          Avec 34 conseillers départementaux, près de 3000 agents exerçant quelque 80 métiers différents, le Département de la Haute-Savoie s’occupe de l’action sociale, du développement du territoire et du développement durable, de la culture et de l’éducation, du transport et des routes, au service de l’ensemble de ses habitants.

          www.hautesavoie.fr